«1С» - помощник в эффективном финансовом учете и планировании на пищевом производстве

ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВОГО КОНТУРА

Раньше цель автоматизации финансового контура была одна: отчитаться в контролирующие органы без ошибок. Изжила ли сейчас себя эта цель? Конечно нет. Однако, появились и другие, более бизнесовые цели:

• принимать грамотные управленческие решения;

• создать систему управления финансами компании (контроль прибыли и управление финансовыми потоками);

• повысить финансовую безопасность (прогнозировать риски, повысить прозрачность контроля).

ПОДСИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

Поговорим о том, что вообще входит в область финансового учета, что можно хотеть и какие области можно закрывать учетными системами.

1. Бухгалтерский учет (БУ, КА, ERP, отраслевые варианты с/х, птицефабрика)
Первая и самая базовая вещь – это регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый). У многих наших клиентов он связан с отраслевой спецификой. Это либо сельскохозяйственная деятельность, либо какая-то специфика по производственной составляющей.

2. ЗУП как часть финансового учета (ЗУП 3.0, ЗУП 2.5КОРП, УПП, Камин)
Тоже относится к регламентированному учета, который должен быть у всех. Как правило, в общем ИТ ландшафте стоит отдельно.

3. Управленческий учет (экономический анализ деятельности) (КА, ERP, Excel)

Расчет себестоимости готовой продукции

• Маржинальный анализ

• Прочая управленческая отчетность

Это более глубокий экономический анализ деятельности предприятия. С расширенной детализацией, дополнительными отчетами по себестоимости, маржинальному анализу и прочей управленческой отчетностью, которая может быть на предприятии.

4. Казначейство (УПП, КА, ERP+Документооборот, БитФинанс, WiseAdvice, Почта)
В различной степени этот блок у многих компаний уже автоматизирован (начиная от момента формирования заявки на расход денежных средств, сам процесс ее утверждения и непосредственная работа с клиент банком, работа с платежным календарем).

5. Бюджетирование (УПП, КА, ERP, БитФинанс, WiseAdvice, Почта)

• Операционный, функциональные бюджеты, мастер бюджеты

• До этой задачи руки доходят как правило в последнюю очередь, поэтому она остается в зачаточном состоянии с точки зрения автоматизации

Когда у нас уже есть учет, мы можем думать о финансовом планировании. Подсистема бюджетирования может быть реализована как в узком объеме (только мастер бюджеты), так и полноценная (начиная от операционных и функциональных бюджетов, где уже на основании бюджетной модели собираются итоговые мастер бюджеты и проводится план-фактный анализ и планирование на следующие периоды).

6. Консолидация отчетности/учета (УПП, Консолидация, УХ, ЕРПУХ)
Здесь задача может делиться на две составляющие:

• консолидация отчетности (получаем консолидированную отчетность по группе компаний);

• консолидация учета (получаем сквозную себестоимость, когда производственный процесс не укладывается в одно юрлицо и протекает по нескольким), или маржинальность, (когда сырье куплено в одном подразделении, а продукцию продана через торговый дом).

7. МСФО (УПП, ЕРП)
Решение задач формирования отчетности по стандартам МСФО – довольно редкий случай в наших проектах, но все-таки практика такая тоже есть.

8. Закупки (УПП, ЕРП, часто в таблицах excel, почте)
Сюда относим как процессы обеспечения основным сырьем, так и закупку прочих ТМЦ для вспомогательных/ обслуживающих подразделений. Блок закупок часто попадает в рамки наших задач, поскольку сам процесс очень тесно связан с процессом казначейства.

БАЗОВЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЕ ИТ- СИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда клиент приходит и говорит: «Нам нужно перейти с УПП на ERP». Спрашиваем: «А почему именно на ERP»? Отвечают: «Ну а на что же еще? Конечно, на ERP».

Представьте себе автомобиль Mercedes. Шикарная машина бизнес-класса, не правда ли? А если задача у вас – картошку с огорода мешками домой перевозить? Или детей пятеро, которых нужно всех разместить в салоне? Тогда Mercedes не подходит…

Также и с системой. Нет такого продукта, который подходил бы абсолютно всем. Вариантов архитектуры, на которой можно автоматизировать задачи финансового учета, довольно много. На кейсах мы разберем несколько примеров из нашей практики. Но сначала поговорим о базовых принципах, от которых мы отталкиваемся при построении системы регламентированного учета.

1. Обновляемость

Это одна из причин, по которым сейчас множество предприятий переходят с «1С:УПП» на что-то другое.
В части регламентированного учета система должна получать регулярные обновления и это должно быть максимально безболезненно для пользователей системы и ИТ-специалистов, осуществляющих ее поддержку.

2. Выбор ПО от решаемых задач

Выбор программы вместо выбора решаемых задач бизнеса – распространенная ошибка многих впервые вступающих на путь автоматизации. Когда выбор делается от программы, то вместо решения проблемы конкретного бизнеса происходит просто внедрение системы. На самом деле сначала надо понять – какие задачи в бизнесе должны быть поддержаны ИТ-инструментами, а только потом уже выбирать систему под них.

3. ЗУП отдельно

Система по расчету заработной платы должна быть отдельно. Это показывает и наш опыт (все доработки можно сделать внешними), и рекомендации методологов-разработчиков «1С:ERP» гласят о том же (с точки зрения защиты персональных данных это наиболее правильный вариант).

4. Наличие данных оперативного учета

Без наличия детальных данных по оперативному учету строить какую-то условную модель в финансовом учете = вводить себя в заблуждение. Если в оперативном учете на производстве ведется только укрупненный учет, то мы сможем посчитать только себестоимость группы выпускаемой продукции, а каждого отдельного SKU – не сможем. При построении экономических, финансовых моделей надо отталкиваться от фактического первичного учета.

5. Планирование после учета

Планирование должно быть автоматизировано после того, как автоматизирован фактический учет. Чтобы планировать, надо иметь твердый факт, от которого мы будем отталкиваться. И степень детализации факта должна быть не меньше, чем степень детализации планирования.
Начинать с проекта планирования можно, если учет должным образом закрыт какими-то действующими решениями (и если регламентированный учет до сих пор на УПП, то сейчас самое время обратить на него более пристальное внимание, так как риски не успеть растут быстро).

6. Обеспечение единой НСИ

Для стыковки разнородных систем (не только в случае наличия задач консолидации) крайне важно иметь единую НСИ.
Когда ИТ архитектура растет и в ИТ ландшафте становится много баз, задача управления нормативной информацией приобретает особенную важность. Надо твердо понимать, какие нормативные данные ходят между учетными системами и как они стыкуются. Иначе при попытке сбора информации из системы оперативного учета в системе финансового учета могут появиться перекосы и искажение реальности.

Источник: MilkLife.ru по материалам компании Константа